Infrastructural Design: Der Anfang

Am Anfang eines jeden Unternehmens aber auch im späteren Verlauf des Ausbaus stellt sich die Frage nach der internen IT-Infrastruktur. Viele Firmen bemerken leider viel zu spät, dass ihre Firma zu schnell zu groß gewachsen ist. Ein weiteres Problem ist, dass die interne Infrastruktur der Kapazität nicht mehr standhält. Deshalb ist es sinnvoll, schon früh die richtigen Weichen zu stellen und die richtige Infrastruktur auszusuchen und aufzubauen, damit es hier im späteren Wachstum nicht zu Engpässen kommt. In diesem Blogbeitrag möchte ich verschiedene Stadien eines Unternehmens beleuchten und die Frage klären, wie eine Firma ihre Infrastruktur aufziehen, evaluieren oder verändern sollte?

Gründungsphase

In der Gründungsphase ist man meist mit rechtlichen Fragestellungen beschäftigt, genauso wie mit verwaltungstechnischen Tätigkeiten. Hier findet sich oft keine Zeit wichtige Entscheidungen über die Infrastruktur zu treffen und somit fällt einer der wichtigsten Aspekte eines jeden Unternehmens in den Hintergrund. Deshalb rate ich jedem, der mit dem Gedanken spielt, ein Unternehmen zu gründen, die Gründungsphase nach hinten zu verschieben und sich erst einmal grundlegende interne IT-Strukturen zu planen.

Wichtige Aspekte hierbei sind:

• Wahl der richtigen Werkzeuge
• Kosten der Infrastruktur Anschaffung
• Kosten des Betriebs der Infrastruktur
• Zeit und Aufwand zur Inbetriebnahme der Infrastruktur
• Zeit und Aufwand des Betriebs der Infrastruktur
• Wartbarkeit
• Skalierbarkeit

In der Gründungsphase interessieren die meisten Unternehmer erst einmal nur die Frage: Was benötige ich und was wird mich das kosten? Hierbei werden oft die wichtigen Aspekte wie die Folgekosten, der Arbeitsaufwand und die Skalierbarkeit der einzelnen infrastrukturellen Elemente vernachlässigt. Dies kann aber in der Zeit nach der Gründung und vor allem bei starkem Wachstum zu Risiken und Problemen führen. Daher ist es sinnvoll, die Wartbarkeit und Skalierbarkeit schon von vornherein im Auge zu behalten. 

Im ersten Schritt sollte man in Augenschein nehmen, was die Kernkompetenzen der Firma sind, welche Bereiche die Firma abdeckt und welche IT-Lösungen benötigt werden, um einen reibungslosen Ablauf der Firmentätigkeit zu gewährleisten. Folgende Systeme sollte jede Firma, egal in welchem Bereich sie tätig ist, auf jeden Fall abdecken.

• E-Mail Service
• Office Lösung ( Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation)
• Webseite
• Zeiterfassung
• Dokumentation
• Buchhaltung (vor allem im Hinblick auf die Gründung einer UG/GmbH bei der die Bilanzierung pflicht ist)
• Spezialsoftware für die Kernprozesse der Firma

Für jeden dieser Bereiche sollte man am besten verschiedene Anbieter testen und hinsichtlich des Preises, der Instandsetzung, der Folgekosten, der Wartbarkeit und der Skalierbarkeit vergleichen. Oft macht es Sinn hier Cloud Lösungen zu verwenden, da man auf diese von überall zugreifen kann. Diese haben den Vorteil, dass es kaum Hürden in der Inbetriebnahme gibt, die Kosten oft sehr gering sind (hier gibt es am Anfang oft freie Testversionen) und einem Wartung, Sicherheit und Backups abgenommen werden. Nach der Auswahl der geeigneten Software sollte man diese einrichten und vor der Verwendung durchtesten, ob sie den Ansprüchen des Unternehmens auch gerecht werden. Viele Firmen bieten einen Testzeitraum in dem keine Gebühr für den Test der Software fällig ist. Passt die Software zum Unternehmen und der Arbeitsweise des Teams, kann man sich für einen produktiven Einsatz im Alltag entscheiden. 

Diesen Arbeitsschritt vor die Gründung zu setzen gibt dem Unternehmen die Freiheit mit einer passenden Infrastruktur in den Alltag einzusteigen und vermeidet grundlegende Fehler und Probleme.

Die Zeit nach der Gründung

Nach der Gründung ist es wichtig, die Infrastruktur in regelmäßigen Abständen zu evaluieren. Ein Evaluierungsprozess nimmt zwar Zeit in Anspruch, schütz aber davor, beim Wachstum einer Firma irgendwann an den Punkt zu kommen, an dem man merkt, dass die eingesetzte Infrastruktur nicht mehr zur Firma passt. Je mehr Daten in einer Software stecken und je besser sich die eigenen Leute in eine Software eingearbeitet haben, umso schwerer fällt es, die eingesetzte Software wieder auszutauschen. Hierbei spielt auch der monetäre Aspekt eine Rolle, der die Schulungen für eine neue Software bei mehr Mitarbeitern, sowie die Umzug größerer Datenmengen darstellt. Da dies zum einen viel Know-How und Zeit in Anspruch nimmt, erkennt man früh Probleme mit einer Software. Auch kann es vorkommen, dass diese nicht in vollem Umfang zum Unternehmen passen – hier kann man rechtzeitig einschreiten und später ein böses Erwachen verhindern. Wir empfehlen gerade in der Anfangszeit, sich einmal im Monat die Zeit zu nehmen, später kann es auch quartalsweise sein, die Infrastruktur zu evaluieren.

Bei bestehenden Unternehmen und längerem Einsatz

Es kann auch vorkommen, dass eine Software für eine längere Zeit zum Unternehmen und den Prozessen, sowie zu der Größe passt. Es werden von Zeit zu Zeit aber Prozesse optimiert und angepasst oder es können sich sogar Kernkompetenzen und Ziele eines Unternehmens ändern. Hierbei wird dann oft mit der eingeführten Software weiter gearbeitet, da sie alle kennen und sie so schon immer im Unternehmen genutzt wurde. Durch Veränderungen im Unternehmen werden Softwarelösungen “falsch” eingesetzt oder so umgearbeitet, dass Tätigkeiten damit verrichtet werden, für welche diese Software ursprünglich nicht ausgelegt wurde. Dabei kommt es nicht selten zu Problemen, dass die Software nicht mehr alle Prozesse abdecken kann oder Fehler entstehen.

Wenn die Software nicht mehr zum Unternehmen passt

Leider werden diese Probleme und Fehler oftmals erst sehr spät erkannt, was zu finanziellen Problemen führen kann. Hierbei ist auch wieder ein Verweis auf die regelmäßige Evaluierung der eingesetzten Software angebracht. Den größten Fehler, den Firmen hier machen, ist trotz der Erkenntnis der Probleme, die durch den weiteren Einsatz der Software hervorgebracht werden, diese weiter zu benutzen. Hier ist es immer ratsam, lieber früh die Software auszutauschen. Auch hier zeigt sich wieder – je mehr Leute mit der Software arbeiten und je mehr Daten in der Software stecken, desto schwieriger wird es die Software einfach auszutauschen. Mit jedem Tag, an dem die Software weiter verwendet wird steigt diese Komplexität und die monetären kosten werden immer schwerer abzuschätzen. Man erhält am Ende nur die Verlagerung des Problems an einen späteren Zeitpunkt und steht doch vor der gleichen Lösung: der Austausch der Software.

Zelantic hilft bei der Evaluierung der Software

Für viele Firmen stellt die Erstauswahl sowie die richtige Evaluierung der Software eine grundlegende Hürde dar. Hierbei können wir von Zelantic Ihnen jederzeit mit unserer Expertise in diesem Bereich zur Seite stehen. 

In den nachfolgenden Blogposts, die nun monatlich erscheinen werden, möchte ich Ihnen verschiedene Lösungen vorstellen, Auswahlkriterien erläutern und werde Ihnen anhand unserer Firma auch aufzeigen, für welche Lösungen wir uns entschieden haben und warum diese für uns in Frage kommen.