Infrastructural Design: Die Analyse

Nachdem wir vergangenen Monat eine kurze Einführung in das Thema “Infrastructural Design” hatten und uns die Wichtigkeit dessen verdeutlicht wurde, möchte ich in diesem Blogeintrag veranschaulichen, wie man analysiert, was ein Unternehmen diesbezüglich benötigt und wie man die richtigen Entscheidungen trifft.

Analyse des Unternehmens

Einer der ersten Schritte bei der Planung und Verbesserung der Infrastruktur eines Unternehmens sollte die Analyse der Firmenrealität sein. Hierbei sollte vor allem auf folgende Punkte eingegangen werden:

• Finanzielle Mittel
• Mitarbeiter
• Technisches Umfeld
• Arbeitsplätze
• Größe des Unternehmens

1. Schritt: Finanzielle Mittel

Es sollten im ersten Schritt der Punkt finanzielle Mittel in Betracht gezogen werden. Der Aufbau einer Infrastruktur ist oftmals mit einem größeren finanziellen Aufwand verbunden. Daher ist es wichtig, schon von Anfang an ein klares Budget für die Umsetzung, den monatlichen Betrieb und die Wartung zu definieren. Somit kommt es am Ende zu keinem bösen Erwachen, weil die Umsetzung zu teuer wird oder der monatliche Betrieb nach kurzer Zeit nicht mehr möglich ist. 

2. Schritt: Mitarbeiter

Geht man im nächsten Schritt weiter zu dem Punkt Mitarbeiter ist folgendes zu beachten: Ein Unternehmen mit 5 Mitarbeitern hat eine andere Realität als ein Unternehmen mit 5000 Mitarbeitern. Die Umsetzung bei 5 Mitarbeitern geht meistens sehr einfach, da nur eine Hand voll Leute geschult werden müssen, um sich an ein neues System zu gewöhnen. Bei 5000 Mitarbeitern gestaltet sich eine Einführung wesentlich komplexer und muss von vornherein sauber durchgeplant sein, damit kein Mitarbeiter bei der Umstellung oder Einführung verloren geht. 

3. und 4. Schritt: Technisches Umfeld und Arbeitsplätze

Auch das technische Umfeld, sowie die Arbeitsplätze sind ein wichtiger Aspekt. Fragen die man sich hier stellen kann lauten: Arbeiten meine Mitarbeiter hauptsächlich virtuell aus dem Homeoffice oder haben diese einen festen Arbeitsplatz? Soll beides möglich sein? Welche Betriebssysteme sind im Einsatz (Mac, Windows, Linux)? 

Nicht jede Lösung läuft stabil auf allen Systemen. Je nach Entscheidung ändern sich auch hier die Anforderungen einer Infrastrukturlösung im Unternehmen. 

5. Schritt: Größe des Unternehmen betrachten

Die Größe des Unternehmens und das zum Ziel gesetzte Wachstum sollten auch immer im Hinterkopf behalten werden, damit Lösungen skalierbar bleiben und aus einem 5-Mann-Unternehmen auch in kurzer Zeit ein 5000-Mann-Unternehmen werden könnte.

Analyse der Kunden und Stakeholder

• Wer sind unsere Kunden?
• Was bieten wir den Kunden?
• Welche Schnittstellen gibt es?
• Wer sind unsere Stakeholder?
• Mitspracherechte der Stakeholder
• Zufriedenheit der Stakeholder

Kunden und Stakeholder nicht aus den Augen verlieren

Nachdem wir eine Analyse des Unternehmens getroffen haben, kommen zwei der wichtigsten Personengruppen eines Unternehmens die Kunden und die Stakeholder (die Interessenvertreter/innen). Hierbei ist es wichtig, so viele Informationen wie möglich zu sammeln. Alter oder technischer Affinität können Ausschlusskriterien einer definierten Zielgruppe sein und je nach diesen Kriterien verändern sich auch hier sehr stark die Anforderungen an eine Infrastruktur. So früh wie möglich soll eine Zielgruppe festgelegt werden und die Besonderheiten und Eigenschaften dieser Zielgruppe müssen bestimmt werden, damit man die Infrastruktur bestmöglich an die Kunden anpassen kann. Dadurch hat jeder Kunde ein optimales Erlebnis bei der Interaktion mit dem Unternehmen. Dies entscheidet heutzutage maßgeblich über Erfolg und Misserfolg. 

Auch eine Analyse der Stakeholder sollte nie vergessen werden. Stakeholder haben in vielen Unternehmen ein Mitspracherecht, überwachen den (finanziellen) Erfolg eines Unternehmens und wollen zufrieden gestellt werden. Mit einer effizienteren Infrastruktur steigt die Produktivität des Unternehmens, sowie der Umsatz und der Gewinn. Auch eine schnellere Analyse der firmeninternen Prozesse, gute Kommunikation und das Bereitstellen von Kennzahlen durch eine gute Infrastruktur, steigert die Zufriedenheit der Stakeholder.

Analyse der Workflows

• Erstellen eines Workflows
• Planung detaillierter Schritte
• Planung der Berührungspunkte mit dem Kunden
• Analyse der Interaktionen der einzelnen Teams
• Übersicht über Engpässe und Stolperfallen
• Good Case Practices

1. und 2. Schritt: Erstellung des Workflows und Zwischenschritten

Bei der Analyse des Workflows ist es wichtig, zu Beginn einen klaren Workflow zu erstellen oder zu definieren. Oft hilft es hier, diesen grafisch, mit allen Zwischenschritten, die nötig sind, um die komplette Tätigkeit des Unternehmens auszuführen, darzustellen. Nach der Analyse des Workflows ist es in vielen Fällen ratsam, die einzelnen Schritte des Workflows nochmal durchzugehen und diese detailliert darzustellen, damit kein wichtiger Aspekt verloren geht. Dieser Schritt ist vor allem bei größeren Unternehmen von hoher Bedeutung. 

3. Schritt: Kundeninteraktionen herausfinden

Nachdem man nun seinen kompletten Workflow kennt und genau weiß, was in jedem Schritt passieren sollte, werden die Kundeninteraktionen aufgezeichnet und klare Ziele gesetz. Diese beinhalten wie man mit dem Kunden umgeht, was man vom Kunden möchte und was man bei jedem Schritt als Kundenaktion erwartet. Hierdurch ergibt sich ein ganz klares Bild der Anforderungen an die Infrastruktur, die benötigt werden, um den Workflow bestmöglich abzudecken. 

4. Schritt: interne Berührungspunkte der Teams

Im Nachgang sollte auch genau betrachtet werden, welche Berührungspunkte die einzelnen Teams im Unternehmen haben und wie die Kommunikation und Ausführung reibungslos gestaltet werden kann. Wie gestaltet sich beispielsweise die Kommunikation und Aufgabenverteilung zwischen dem Finanzteam und dem HR-Team bei einer Neueinstellung? Wie gelangen wichtige Dokumente zu den gewünschten Personen und werden zeitnah bearbeitet? Hier empfiehlt es sich, Stolperfallen aus schon entstandenen Erfahrungen oder Erwartungen aufzuschreiben und diese in die Umsetzung einer Infrastruktur einfließen zu lassen. Wird dies zu einem frühen Zeitpunkt analysiert, werden spätere Probleme vermieden. 

Die zuletzt genannten Good Case Practices beschreiben die Anwendung von Prozessen, die sich in anderen Firmen schon als effektiv erwiesen haben. Es ist auch immer ratsam, diese zu suchen und von ihnen zu lernen, dies spart meist viel Zeit und beugt vermeidbaren Fehlern vor.

Analyse von spezifischen Kriterien

• Verfügbarkeit
• Sicherheit
• Leistung
• Technisches Know-How

Verfügbarkeit

Eine Analyse von spezifischen Kriterien ist immer sinnvoll und kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Hier habe ich eine Auswahl an Kriterien getroffen, die für jedes Unternehmen wichtig und zutreffend sind. Es empfiehlt sich aber genau zu recherchieren, welche zusätzlichen Kriterien für Ihr Unternehmen wichtig sind. Die Verfügbarkeit ist ein zentrales Kriterium und sollte normalerweise rund um die Uhr bei 100% liegen. Es gilt auch hier, sich Gedanken darüber zu machen, wann Hochzeiten der Systeme sind, und wann Systeme gefahrlos geändert oder geupdated werden können. 

Sicherheit

Sicherheit wird ein immer wichtigerer Aspekt, vor allem wenn die Infrastrukturlösungen größer werden. Hier gilt es einen genauen Plan mit allen Zugriffsrechten zu erstellen, welche Systeme welche Daten speichern und wer diese Daten einsehen kann. Dies ist elementar für die Einhaltung von DSGVO-Richtlinien und beugt Angriffen vor. Hier empfiehlt es sich, eine professionelle Überprüfung durchführen zu lassen. 

Leistung der Infrastruktur

Ein weiteres Kriterium ist die Leistung der Infrastruktur. Interne Systeme können aus Kostengründen auch etwas langsamer sein, Kundensysteme sollten immer optimiert sein, da sich bei langen Lade- und Wartezeiten die Absprungrate deutlich erhöht, wodurch Sie wichtige Kunden verlieren. Für eine gute Infrastruktur sollten hohe Auslastungen, bedingt durch Spitzenlasten zu Hochzeiten oder einem größeren Aufkommen an Nutzern, kein Problem sein. 

Technisches Know-How

Auch das technische Know-How der Mitarbeiter zum Warten, Betreiben und Ausführen der täglichen Arbeit muss analysiert werden. Hier entsteht eine gute Übersicht über die Entscheidung, welche Systeme eingesetzt werden können. Dies hilft auch bei der Berechnung des Aufwandes zum Betrieb der Infrastruktur, sowie bei den Schulungen und beim Support Bedarf.

Daten zusammenführen und Entscheidungen treffen

Nachdem wir jetzt eine gute Übersicht über die Firmenprozesse, die Mitarbeiter, die Kunden, die Stakeholder und deren spezifische Kriterien haben, können wir Entscheidungen treffen. Hierbei sollten alle analysierten Punkte miteinbezogen werden. Eine Einstufung nach Priorität, Kosten der Umsetzung und Wichtigkeit ist ratsam. So kann man die wichtigsten Punkte in der Umsetzung der Infrastruktur erkennen und diese priorisiert aufbauen. Man erhält eine komplette Übersicht über die Komplexität, die Kosten und die Dauer eines solchen Projektes.

Wenn Sie Hilfe bei der Einführung oder Umgestaltung Ihrer Infrastruktur benötigen, stehen wir Ihnen sehr gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns einfach.

In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich die Planung und Umsetzung einer eigenen Infrastruktur anhand der getroffenen Analysen beschreiben.