Eine solide Planung der neuen digitalen Infrastruktur spart Zeit, Nerven und Geld.
von Florian Ehrle
Lesedauer 5 Minuten
Im Blogbeitrag vom 2. Juli 2021 haben wir die Analyse der Anforderungen und Kriterien für eine neue digitale Infrastruktur näher betrachtet. In diesem Blogbeitrag wollen wir anhand der Analyse die passenden Entscheidungen treffen, um eine optimale Planung für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.
Wir starten mit der Finanzplanung. Alle folgenden Schritte bauen auf ihr auf.
Die Finanzplanung
Nach der Zusammenführung und Bewertung der Analyse haben wir einen guten Überblick bekommen, welche Teile der Infrastruktur wichtig sind und welche Kriterien beachtet werden sollten. Jetzt können wir ein Gesamtbudgetangepasst an das Unternehmen erstellen. Wir unterscheiden hierbei zwischen einmaligen, monatlichen und wiederkehrenden Kosten. Der Unterschied zwischen monatlichen und wiederkehrenden Kosten ist, dass letztere zyklisch oder antizyklisch wiederkehren können und nicht unbedingt einem bestimmten Monat zugeschrieben werden. Ein Beispiel wären jährliche Lizenzkosten, die zwar monatlich umgelegt werden, aber einen Liquiditätsabfluss zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellen.
Im Nachgang kann das Gesamtbudget noch in einzelne Teile der Infrastruktur heruntergebrochen werden, um festzulegen, wie viel Geld für beispielsweise interne Kommunikation, wie Messaging Dienste (wie Slack oder Microsoft Teams) verwendet wird. Diesen Schritt an den Anfang zu setzen ist sinnvoll, da man jederzeit einen guten Überblick darüber hat, wie viel Geld in welchen Teil der Infrastruktur fließen soll. Das Budget kann selbstverständlich flexibel beim Erstellen des Projektplans und der Auswahl der Software angepasst werden und dient nur einem groben Überblick in diesem Stadium der Planung.
Der Projektplan
Beim Erstellen des Projektplans ist es wichtig, das komplette Projekt abzudecken. Angefangen bei den Zielen, weiter über die Anforderungen und Kriterien des Projekts, bis hin zur klaren Kommunikationsplanung. Wir haben hier eine Vorlage für Sie bereitgestellt, die wir in ähnlicher Weise selbst bei unseren Projekten im Einsatz haben. Sie können diese frei verwenden. Einzig das Copyright muss bestehen bleiben. Melden Sie sich für unseren Newsletter am Ende des Blogbeitrags an und wir senden Ihnen die Vorlage zu.
DIE ERSTELLUNG EINES PFLICHTEN- /LASTENHEFTES
Auch hier ist es wichtig, dass das komplette Projekt betrachtet wird. Vor allem, wenn man mit externen Dienstleistern zusammenarbeitet muss ganz genau geklärt werden, welche Funktionalitäten und Anforderungen abgedeckt sein müssen. Das Pflichtenheft dient dazu, bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern die rechtlichen Rahmenbedingungen festzulegen. Damit ist von beiden Seiten klar, was im Zuge des Projektes abgedeckt werden soll. Anhand des Pflichtenheftes zusammen mit dem Projektplan kann intern sowie extern
eine genaue Abnahme des Projekts durchgeführt werden. Auch hier haben wir für Sie eine passende Vorlage bereitgestellt, die Sie nach der Anmeldung für unseren Newsletter erhalten.
Wusstest Du, dass…
Bild von Alex Knight auf Unsplash
Die Expertengruppe
Im nächsten Schritt empfiehlt es sich intern eine Gruppe von Mitarbeiternzusammenzustellen, welche an den Entscheidungsprozessen beteiligt ist und anschließend mit der neuen internen Struktur arbeiten wird. Diese Gruppe sollte je nach Unternehmensgröße nicht zu groß ausfallen und genug interne Kompetenzen aufweisen, um den Entscheidungsprozess zu betreuen. Dies beugt späteren Problemen bei der Einführung vor. Darüber hinaus werden früh Inkompatibilitäten mit Arbeitsprozessen und Workflows erkannt und die Infrastruktur kann an diese angepasst werden. Im Idealfall deckt diese Expertengruppe mindesten einen Mitarbeiter pro Team ab und testet bei jedem Schritt die Umsetzung und Benutzerfreundlichkeit der Infrastruktur. Mit dem daraus generierten Feedback kann eine optimale Lösung für alle Teams geschaffen werden.
Der Zeitrahmen
Wenn der Hauptteil der Planung abgeschlossen ist, ist es sehr wichtig, einen genauen Zeitrahmen aufzusetzen, in dem geregelt wird wie lange eine Infrastrukturumstellung oder -einführung in Anspruch nehmen soll. Dabei definiert man, wann das komplette Projekt fertiggestellt sein muss und die einzelnen Schritte zu diesem Ziel werden mit eingeplant. Man sollte genau begutachten, wann Hochphasen, zum Beispiel der Sommerverkauf sind, um die Einführung der neuen Infrastruktur zeitlich so zu legen, dass sie keine Komplikationen verursacht.
Die Kostenanalyse & Prognose
Zum Abschluss der Planung gehört die genaue Kostenanalyse. Das Budget wurde mit dem Projektplan und Pflichtenheft noch einmal genau abgeglichen. Es ist klar, welche Kosten für jeden Teil der Infrastruktur auf das Unternehmen zukommen. Des Weiteren ist deutlich geworden, welche Folgekosten und monatlichen Kosten entstehen. Jetzt kann man abwägen, ob es sich um einen praktikablen Plan handelt. Auch kann man genau einsehen, was eine Einstellung eines neuen Mitarbeiters kostet. Die Kosten einer Skalierung können eingeschätzt, und der Zuwachs an Kunden kann abgeschätzt werden. Darüber hinaus werden Ersparnisse entstehen, die durch die Automatisierung und Digitalisierung bedingt sind.
In meinem nächsten Blogeintrag werden wir unser neues Wissen nutzen und Einblicke in die praktische Umsetzung der Infrastruktur kennen lernen. Auch hier wieder der Hinweis, sollten Sie bei der Planung Ihrer Infrastruktur Hilfe benötigen, stehen wir von Zelantic Ihnen sehr gerne beratend zur Seite.
Seit seinem 13. Lebensjahr beschäftigt sich unser Autor Florian Ehrle mit der Programmierung von Webseiten. In den darauffolgenden Jahren arbeitete er sowohl in diversen Internet Stores, als auch 2 Jahre bei Bosch im IT-Service. Es war ihm möglich das zu verwirklichen, was sich viele nur wünschen können: Er machte sein Hobby zum Beruf.
Teil 1 zur Blogserie „Infrastructural Design“ findest Du hier und Teil 2 hier!
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